UNIDAD 14 GESTION DOCUMENTAL

1. DESCRIPCIÓN

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

2. VINCULACIÓN PRÁCTICA

SISTEMA DE GESTIÓN: TBS - Telecon Business Solutions

La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel.

El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.

Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.

A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los fax recibidos en el sistema.

A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos y el envío de los documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc…

3. ELEMENTOS DESTACADOS

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base:

·         Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.

·         Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.

·         Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

·         Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.

·         Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.

·         Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos.

·         Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.

·         Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…

·         Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.

·         Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.

·         Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.

·         Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…

4. CONCLUSIÓN

Para la conclusión de este tema, voy a hablar un poco sobre las cuentas anuales que toda empresa debe presentar:

Las cuentas anuales son los informes que realizan las empresas cada año para su presentación en el Registro Mercantil con el fin de reportar la situación económica y financiera de la empresa, así como, los cambios que experimenta su economía en un ejercicio económico.

La presentación de las cuentas anuales debe realizarse durante el periodo de un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas o Socios de la empresa y con un límite del 30 de Junio.

La presentación de las cuentas anuales es de carácter informativo, y resulta de gran utilidad a los interesados en el estado financiero de la empresa, ya sean los propietarios, los accionistas, los acreedores...

A la misma vez sirve para que el Estado esté al tanto de la situación económica de la empresa y si está llevando la contabilidad de un modo correcto respecto a la normativa vigente.

La presentación de las cuentas anuales tiene como límite el 30 de Julio de cada año en el Registro Mercantil y se puede realizar en papel, en soporte digital, o de forma mixta; y su presentación está compuesta por:

1)    El balance de pérdidas y ganancias

2)    Memoria

3)    Informe medioambiental (si la empresa actúa respetando el medio ambiente).

4)    Documento que acredite las acciones de los socios (sólo si es Sociedad Anónima.)

5)    Informe de gestión (todas las Sociedades de capital) e informe de auditoría (sólo si es Sociedad Anónima)

6)    Estado de cambios en el patrimonio neto

7)    Estado de flujos de efectivo

Sin más, espero que te haya gustado la entrada de hoy. Para ello DEJAME TU COMENTARIO AQUÍ ABAJO. Un saludo y hasta la próxima entrada.